Er is helaas geen standaard oplossing waarmee je jouw team zo effectief mogelijk laat draaien. Tenzij je met robots werkt misschien. Maar we moeten niet vergeten dat we met mensen werken en dat elke medewerker anders is en anders werkt. Je kunt hen niet programmeren om precies te werken zoals jij dat zou willen. Natuurlijk zijn er wel degelijk tools waarmee je invloed kunt uitoefenen en de effectiviteit van je team verhoogt. We hebben de belangrijkste punten voor je op een rij gezet.

1. Taakroulatie

Niemand wordt gelukkig van dag in dag uit één en dezelfde taak uit te voeren. Toch gebeurt het vaak. In de IT zijn er veel gestandaardiseerde functies waar mensen met specifieke skill sets op gezet worden. Er is weinig variatie binnen de functie, terwijl dat wel belangrijk is voor een effectieve medewerker en een effectief team. Je kunt dit oplossen door met taakroulatie te werken. Laat medewerkers van verschillende disciplines bijvoorbeeld met elkaar meekijken en meewerken, maar denk ook aan een dagelijkse stand-up en Agile werken. Mensen willen groeien en ontwikkelen, dus zorg ervoor dat gestandaardiseerde functies doorontwikkelen.

2. Weg met werkdruk

Het pushen op KPI’s is niet meer van deze tijd. Net als de gestandaardiseerde rollen met gestandaardiseerde werkomgevingen waarin alles gemonitord wordt. Dat doet meer denken aan een soort slaven drijven. Deze manier van werken heeft zijn langste tijd wel gehad. En dat blijkt ook wel uit de vele burn-outs van de laatste jaren. Het wordt dus tijd om de werkomgeving anders in te richten. Het is belangrijk om als IT-manager te focussen op de behoeften van medewerkers in plaats van te pushen op de KPI’s. Stel jezelf vragen als: Hoe werkt medewerker X het meest effectief? En hoe laten we dat goed aansluiten op de rest van het team en de projectdoelen?

3. Plezier tijdens werktijd

We zijn als mens niet gemaakt om 8 uur aan één stuk door te werken. We zijn ten slotte geen robots. Dus als je een team effectief wilt laten draaien, moet er ook aandacht zijn voor het mentale welzijn van de groep. Daarom is het belangrijk dat er tijdens en na werktijd ruimte is voor sociale activiteiten. Een game of andere activiteit tussen de werkzaamheden door zorgt ervoor dat medewerkers mentaal opladen en weer meer energie hebben. En organiseer bijvoorbeeld gameavonden of hackathons, dat is gelijk goed voor de teamspirit.

4. Persoonlijke aandacht

Ten slotte is het belangrijk om als manager oog te hebben voor het welzijn van ieder individu. Elke medewerker is anders en heeft andere behoeften. De ene medewerker verzet bergen om 6 uur ’s ochtends, terwijl de ander in een avondje net zoveel werk verricht als een hele dag op kantoor. Een medewerker is veel productiever als zijn werk- en privéleven in balans is. En het werk dat iemand oplevert is ten slotte belangrijker dan de aanwezigheid van 9 tot 5. Als je als werkgever meebeweegt in de behoeften van de medewerker, zul je zien dat de effectiviteit omhoog schiet.

De rode draad in dit verhaal is de menselijke maat. Als je jouw team zo effectief mogelijk wilt laten draaien, is het belangrijk dat je naar de wensen en behoeften van je medewerker luistert. Je hoeft je natuurlijk niet volledig aan een medewerker aan te passen, maar vind hierin een goede balans.

Het is soms vissen in een lege vijver als het gaat om IT-personeel. Bedrijven raken daarom snel in paniek wanneer ze nieuw personeel moeten zoeken. Want waar ga je ze vinden? En hoelang gaat het duren? Je team moet ten slotte wel blijven draaien. In deze ‘paniektoestand’ zien we vaak dat bedrijven dezelfde fouten maken. Het gevolg: geen sterk team en een constant verloop. Stap niet in dezelfde valkuil en voorkom de volgende fouten.

Raak niet in paniek

Als medewerkers ineens vertrekken en je gaten in je bezetting hebt, is het belangrijk dat je niet uit paniek te snel keuzes maakt. Je wilt natuurlijk zo snel mogelijk je team weer compleet hebben, maar denk hierbij aan de lange termijn. Neem niet de eerste de beste kandidaat aan, maar neem de tijd om de juiste collega te vinden. Wanneer je uit paniek snel iemand aanneemt, is de kans veel groter dat hij op korte termijn je team weer verlaat omdat het toch geen match was. Wees daarom proactief en niet reactief.

Richt je recruitmentproces goed in

Op basis van een CV en één kennismakingsgesprek kun je niet beoordelen of iemand echt in jouw team past. En andersom geldt hetzelfde: een kandidaat kan met weinig informatie niet beoordelen of hij bij jouw bedrijf past. Het is daarom belangrijk dat je jouw recruitmentproces goed inricht. Maak er echt een vak van en richt een sterk HR-team in. Goede recruiters vragen door, laten de kandidaat echt kennismaken met jouw bedrijf en maken bijvoorbeeld gebruik van testen. Heb je nog geen testen? YoungOrange biedt een aantal goede (persoonlijkheids)testen aan die je kunt gebruiken.

Bouw een sterk netwerk op

Heb je er al eens aan gedacht om doorlopend te recruiten? Het grootste probleem is vaak dat je niet snel een goede kandidaat vindt. Dit kun je eenvoudig voorkomen door een netwerk of talent pool met geschikte kandidaten op te bouwen. Wanneer er dan ineens een medewerker vertrekt, heb je al een goed netwerk waarin je kunt zoeken. Je kunt er zelfs aan denken om een goede kandidaat alvast aan te nemen. Een extra werknemer levert natuurlijk meer kosten op, maar als je het afweegt tegen de kosten van langdurige onderbezetting valt het wel mee. Bij langdurige onderbezetting wordt de werkdruk voor de rest van het team hoger. Hierdoor is de kans groter dan andere collega’s ook uitvallen. Daarnaast moet je ook deadlines halen en projecten opleveren, en dat gaat minder snel met een incompleet team.

Maak geen gebruik van werving en selectie

Veel werving- en selectiebureaus zijn vooral gericht op geld verdienen. Ze hebben mooie verkooppraatjes, maar leveren ze ook echt goede kandidaten? Het verloop van kandidaten via werving en selectie is over het algemeen hoog. Deze kandidaten zijn bijvoorbeeld constant op zoek naar waar ze meer geld kunnen verdienen en waar ze meer skill sets kunnen ontwikkelen. Werving en selectie kun je prima inzetten voor het tijdelijk invullen van een functie, maar richt een goed recruitmentproces in voor de lange termijn.

Bind IT’ers aan je organisatie

Je weet nu welke fouten je moet voorkomen, maar hoe trek je dan goede IT’ers aan? In deze blog lees je hoe je IT’ers aantrekt en aan jouw organisatie bindt.

De huidige arbeidsmarkt neemt een hoop uitdagingen met zich mee. Goed personeel ligt niet voor het oprapen en de nieuwe generatie vraagt om een andere manier van werken en werkgeverschap. Ook bij YoungOrange hebben we daarmee te maken. Jan Bakker heeft in een korte tijd een succesvol detacheringsbureau opgezet, maar dat ging niet zonder slag of stoot. En ook deze tijd brengt weer nieuwe uitdagingen met zich mee. Jan vertelt zijn verhaal en hoe hij met de uitdagingen van deze tijd omgaat.

Hart voor IT en de mens

Van sociaal medewerker tot oprichter van een succesvol IT-detacheringsbureau: dit is het verhaal van Jan Bakker, oprichter van YoungOrange. Jan komt oorspronkelijk uit de sociale hoek en is langzaam de IT wereld in gegroeid. Het lijken twee uitersten, maar ze hebben wel degelijk raakvlakken. Jan: “We hebben bij YoungOrange natuurlijk kennis van het IT-vak, maar de sociale kant is net zo belangrijk. Zeker in deze tijd. Hoe zorg je er bijvoorbeeld voor dat je kandidaten aan je bedrijf bindt? En hoe voorkom je dat collega’s binnen een paar maanden weer vertrekken? Dit vraagt om inlevingsvermogen en betrokkenheid bij je medewerkers. Mijn sociale achtergrond en hart voor de mens zijn bij dit soort vraagstukken onmisbaar.”

Grote betrokkenheid

Als je medewerkers wilt behouden en aan je bedrijf wilt binden, dan is betrokkenheid in deze tijd erg belangrijk. Jan: “Ik heb een grote interesse voor de IT, maar mijn hart ligt ook nog steeds bij de mens. Als het om mijn medewerkers gaat, dan kan ik best ver gaan in mijn betrokkenheid. Als iemand bijvoorbeeld hulp nodig heeft bij het kopen van een huis of het halen van een rijbewijs, dan wil ik altijd helpen. Tegelijkertijd loop ik ook tegen teleurstellingen aan. De nieuwe generatie vraagt om veel flexibiliteit, maar ze zijn ook zo weer vertrokken. Mijn betrokkenheid is groot en daarom kan ik ook echt balen als een collega zijn of haar baan opzegt.”

Werk áán je bedrijf

Bij YoungOrange helpen we IT-bedrijven als ze leegloop hebben, maar tegelijkertijd moeten ook wij ervoor zorgen dat het team bij YounOrange compleet blijft. De gouden tip: werk ook áán je bedrijf en niet alleen in je bedrijf. Soms ben je zo druk met je dagelijkse werkzaamheden dat je vergeet dat er ook andere zaken zijn die je bedrijf laten groeien. Jan: “Elke week plan ik een dag waarop ik reflecteer op mijn werkzaamheden, hoe we er als bedrijf voorstaan en hoe het team ervoor staat. Als bedrijf wil je natuurlijk voorop lopen ten opzichte van andere IT-detacheringsbureaus. Daar zit mijn hart voor de IT. Tegelijkertijd zorg ik ook goed voor mijn team. Ik bekijk bijvoorbeeld de wekelijkse happiness score, plan teamuitjes en luister altijd naar de wensen en behoeften van mijn medewerkers. Daar zit mijn hart voor de mens.”

Zonder wrijving geen glans

Je kunt niet altijd voorkomen dat medewerkers vertrekken. Dat hoort er ook gewoon bij. Belangrijker is hoe je hiermee omgaat. Zie het als een kans om te groeien en sta weer stil bij hoe je bedrijf en je team ervoor staat. Want zoals ze zeggen: zonder wrijving geen glans.

Nieuwe trends en innovaties schieten in deze snelle wereld als paddenstoelen uit de grond. Je hoeft LinkedIn maar te openen en de workshops, webinars en e-books vliegen je om de oren. En natuurlijk spelen ze goed in op je fear of missing out. Maar als je alles wilt volgen en lezen, dan heb je daar een dagtaak aan. En die tijd heb je vaak niet. Dus hoe zorg je er dan voor dat je team toch up to date blijft? Bij YoungOrange hebben we hier een paar slimme manieren voor gevonden. En die delen we natuurlijk graag met je!

Verborgen talenten

Achter je medewerkers schuilt soms veel meer kennis dan je op het eerste oog ziet. Je weet dat ze goed zijn in hun werk, maar wat kunnen ze eigenlijk nog meer? Terwijl jij je druk maakt om ChatGTP, weet jouw collega misschien allang alle ins and outs. Bij YoungOrange organiseren we daarom wekelijks een ‘learning of the day’. Tijdens één van onze meetings krijgt een collega het woord en mag hij iets vertellen over waar hij goed in is. En dit mag echt van alles zijn: van een nieuwe trend tot een life hack. “Het is altijd heel tof om te horen waar collega’s goed in zijn en waar ze kennis van hebben. Op deze manier inspireren we elkaar en leren we elke week iets nieuws”, aldus Jan Bakker, oprichter van YoungOrange.

Een kijkje in de keuken van de buren

Wij gaan regelmatig bij onze partners langs. Niet alleen om een kopje koffie te drinken, maar ook om kennis uit te wisselen. We lopen namelijk allemaal tegen uitdagingen aan en vaak ook dezelfde. De kans is dus groot dat iemand anders al een goede oplossing heeft gevonden voor jouw probleem of uitdaging. En vaak zijn ze ook bereid om deze oplossing gewoon met je te delen. Andersom doen wij natuurlijk hetzelfde. Laatst heeft onze collega Rianne bijvoorbeeld nog een workshop over LinkedIn gegeven aan de ICT-studenten van Aventus. Onze samenwerking met de ICT-opleiding van Aventus levert altijd mooie kennisuitwisselingen op, waardoor we beiden kunnen groeien.

Vind het wiel niet opnieuw uit

Het komt er dus op neer dat je het wiel niet opnieuw hoeft uit te vinden. Je kunt uren op internet spenderen en alle cursussen volgen, maar ga eerst eens bij je collega’s en de buren langs. Misschien weten zij al heel veel te vertellen over de nieuwste trends en innovaties. Natuurlijk is er niets mis met een cursus op zijn tijd, maar maak er geen sport van. En van elkaar leren is vaak veel leuker dan vanuit een boek of van je scherm.

De arbeidsmarkt is krap. Zeker op IT-gebied. Hoe vind je het juiste personeel? En tegen welke prijs? Op welke manier kun je een selectie maken? En wat is het beste voor jouw organisatie: iemand zelf in loondienst aannemen of juist kiezen voor detacheren? In dit blog geven we je 3 tips om snel de juiste kandidaat voor je IT-vraagstuk te vinden. Of je nu kiest voor zelf aannemen of detacheren, let altijd op onderstaande aandachtspunten.

De juiste IT-kandidaat vinden doe je zo

1. Volg je onderbuikgevoel

In de huidige arbeidsmarkt is het aanbod niet groot, zeker niet van gekwalificeerde IT-professionals. Je zou in de verleiding kunnen komen om de eerste de beste aan te nemen. Iemand die niet voldoet aan het profiel dat je stelt. Of iemand die wellicht wel voldoet, maar je op een of andere manier niet het juiste gevoel geeft, kijkend naar de functie. Volg in dat geval áltijd je onderbuikgevoel. Als je al wat meer ervaring hebt in het aannemen van mensen, dan weet je als geen ander dat het negeren van gevoelens die je niet kunt duiden bij een kandidaat, op een later tijdstip meestal waarheid worden. Het resultaat? Je zoektocht kan zomaar weer opnieuw beginnen. Zoek dus beter iets langer, dan dat je – tegen beter weten in – voor een kortetermijnoplossing gaat.

2. Onderzoek of de professional de juiste kennis meebrengt

Bespreek met je potentiële kandidaat welke kennis er is op het gebied van de software waarmee al gewerkt is. Zo is het bijvoorbeeld heel fijn als iemand al met een specifiek pakket of bepaalde ingewikkelde software in de weer is geweest. Zeker als het druk is op de werkvloer: dan wil je iemand immers zo snel mogelijk zinvol inzetten. Het aanwezig zijn van de juiste kennis kun je toetsen: bijvoorbeeld door een stuk code aan te laten leveren, of door een test te ontwikkelen waarin men bijvoorbeeld een case moet maken.

3. Bepaal welk opleidingsniveau gewenst is voor de functie

Neem een weloverwogen besluit over het gewenste opleidingsniveau. Of vind je diploma’s niet zo belangrijk en ga je juist voor een bepaald denk- en werkniveau? Uiteraard verwacht je een goed ontwikkeld analytisch vermogen, maar heeft dat voor jou te maken met denk- en werkniveau of met diplomaniveau? In deze krappe arbeidsmarkt kun je ook bewust kiezen voor iemand met iets minder ervaring of met een minder hoog opleidingsniveau. Wanneer deze persoon wél over de juiste motivatie beschikt en bovendien leergierig is, dan is deze professional prima op te leiden.

Tot slot: betrek ook je collega’s bij de sollicitatiegesprekken: zij zijn uiteindelijk degenen die met de nieuwe collega samen moeten werken. En iemand kan nóg zo goed in het profiel passen, als de klik er met de rest van het team niet zit, dan gaat het nooit werken.

IT-professionals nodig?

Wil je meer lezen over dit soort vraagstukken? Bijvoorbeeld over hoe je goede IT’ers vindt en ze verbindt aan je organisatie? Of over de 5 grootste misstanden in detachering? Ze leveren je ongetwijfeld herkenbare voorbeelden op. Voorbeelden die je toe kunt passen in je eigen praktijk. We wensen je veel succes én werkplezier toe!

Effectiviteit is het toverwoord van nu. Maar wanneer is iemand effectief? Als hij keurig tussen 9.00 uur en 17.00 uur aanwezig is? Als hij zijn doelstellingen in cijfers haalt? Of wanneer klanten tevreden zijn? Is iemand die de dag om 10.00 uur start, omdat hij eerst een uurtje gaat hardlopen, minder effectief dan die collega die al om 8.00 op kantoor is? Of thuis ingelogd? En hoe meet je in dat laatste geval of iemand effectief is?

Ander universum

Vanuit YoungOrange zien we dat de huidige generatie die er aankomt op de arbeidsmarkt veel minder bezig is met werkuren, -dagen en -tijden. Zij leven in een ander universum: voor een feest, winkelmoment of interessante beurs vliegen ze even naar een andere kant van de wereld. Werken doen ze bij wijze van spreken met één been in het zwembad, en met een blik op de laptop waar ze mooie, zinvolle zaken produceren. Die manier van werken maakt meten van effectiviteit soms lastig. Hun leven speelt zich fysiek, maar minstens net zoveel online af. Het zijn meer wereldburgers dan Nederlanders. Tegelijkertijd kan, voor de leidinggevende, sturen op afstand een uitdaging zijn. Het vergt een ander soort leiderschapskwaliteit dan wanneer je naast iemand zit, hem of haar in de ogen kijkt en vraagt hoe het gaat.

Van boomers naar zoomers

Dit op afstand samenwerken betekent in veel gevallen dat er, zeker door de wat oudere generatie, gestuurd wordt op output. Jan Bakker, directeur van YoungOrange zegt er het volgende over: ‘Wij geloven meer in sturen op input door samen te kijken naar het eindpunt en de weg ernaartoe. Dat werkt veel beter dan iemand afrekenen op resultaten of kritisch zijn wanneer een collega zijn doelen niet heeft behaald. Het gaat er vooral om dat je elkaar probeert te vinden. Tegelijkertijd vraagt het operationele stuk van je bedrijf om duidelijkheid. Want ook wij werken met SLA-contracten. Daarin staan harde afspraken, zoals bijvoorbeeld een beschikbaarheid van 9.00 uur tot 18.00 uur. Klanten verwachten (terecht) dat ze kunnen chatten, bellen en mailen voor support of andere IT-gerelateerde zaken. En daarmee houd je met elkaar een soort van selffulfilling prophecy in stand. Want het gros van de mensen die deze bediening verwacht, komt juist niet uit de jongere generatie (Gen Z, geboren tussen 1996 en 2010). Wat gebeurt er als je andere time windows af gaat spreken? En onderscheid maakt tussen zaken waar direct op gereageerd moet worden en zaken die prima kunnen wachten omdat ze niet zo acuut van aard zijn? Dat geeft ruimte voor het anders inrichten van je SLA’s. En daarmee kun je de effectiviteit van je team verhogen. Omdat het niet uitmaakt wanneer die ene collega zijn werk doet. Misschien is het prima dat bepaalde vragen pas ’s avonds worden beantwoord. Collega blij. Klant blij. Leidinggevende blij.’

Follow the sun

De manier waarop Jan naar generatie Z kijkt past meer dan prima bij het nieuwe ondernemen dat helemaal hoort bij de huidige tijd. ‘Wanneer iemand in Thailand werkt, is het juist gemakkelijk dat er tijdverschil is. Wanneer deze collega het een en ander oppakt, dan hebben wij dit bij wijze van spreken ’s ochtends in de onze mailbox. Dit follow the sun-principe kan in je voordeel werken. Mits je daarvoor openstaat.’

Omarm de verschillen

‘Angst voor de manier waarop de nieuwe generatie wil werken is nergens voor nodig’, aldus Jan. ‘Omarm de verschillen, breng de kansen en beperkingen in beeld. En ga, met een open blik, met elkaar aan de slag. Dan ben je ineens supereffectief met Kerst omdat er veel mensen zijn die dit niet vieren en graag werken, wordt er wereldwijd op verschillende tijden gewerkt en leer je, als ondernemer, elke dag bij over de wereld waarin we leven. Daar krijg ik persoonlijk dan weer heel veel energie van. Precies zoals de kleur oranje van ons bedrijf dat uitstraalt.

Bij Defensie hebben ze verschillende zaken goed voor elkaar, maar één ding springt er uit voor ons. Het idee is daar dat je elke paar jaar van baan wisselt. Ongeacht welke functie je hebt, is er een soort roulerend systeem waarin verwacht wordt dat je je aanpast. Dat kan ook in de wereld van IT een prima optie zijn. Taak- en functieroulatie houdt mensen fris, ze leren nieuwe dingen en blijven gemotiveerd. Bovendien zijn er binnen ons vakgebied veel overlappende werkzaamheden. Wanneer je op de supportafdeling zit, maakt het niet zo heel veel uit of je voor klant x of voor klant y aan de slag bent. Maar juist door te variëren en je niet vast te bijten in één specifieke casus, blijf je scherp en effectief. Dat is onze overtuiging.

Wat is effectiviteit voor jou?

Maar wat is dat dan, effectiviteit? Is dat het zo snel mogelijk oplossen van zoveel mogelijk tickets? Of het scoren van een zo hoog mogelijke klanttevredenheid? Of gaat het over bezettingsgraad? Dat is stap één: bepaal, samen met je team, wat voor jouw organisatie effectiviteit is. En hoe meet je dat?

Kijkje in veel keukens

Omdat we bij zoveel verschillende bedrijven in de keuken kijken, zijn we in staat om de best practises samen te brengen. We kijken immers óveral in de keuken: bij grote bedrijven, kleinere bedrijven, innovatieve bedrijven en soms bij dinosauriërs. Dat laatste is trouwens ook heel leerzaam. En vaak heel gezellig. Dit vele kijken betekent dat we snel en praktisch in staat zijn om de fixrate binnen bedrijven omhoog te brengen. We brengen kennis, geven tips over waar aan te denken etc. En dan zonder dat er direct een grootschalig implementatie- of change traject hoeft te worden gestart. Soms maken kleine veranderingen een enorm verschil. In tijd, geld of werkplezier. En in het beste geval in alle drie.

Geen stoelen vullen, maar veranderingen brengen

Oké, terug naar Defensie. Door de energie die binnen die organisatie heerst, worden zaken anders en beter. Niet van vandaag op morgen. En niet direct ingrijpend. Maar mensen blijven wél gemotiveerd. Precies dat is wat onze consultants doen: vanaf de dag dat ze binnen zijn jagen ze, op gepaste wijze innovatie aan. Ze komen niet om een stoel te vullen en uren te maken, maar vooral om tips te geven, kennis te delen en informatie te brengen.

Alleen ga je sneller, maar samen kom je verder

Onze uitnodiging? Kijk eens goed naar je team. Blijf het gesprek aangaan. Hoeveel energie is er? Sprankelt het nog? En zo niet, hoe pak je dat opnieuw laten sprankelen dan goed aan? Kortom, we staan open voor een gesprek waarin we je graag verder helpen. Ook als je besluit om geen mensen te detacheren. Want wij gaan voor de lange termijn. En bovendien, alleen ga je misschien sneller, maar samen kom je verder. Altijd.